創辦人往往把公司秘書當成成立過程中一個要打勾的欄位，之後便拋諸腦後。 它其實是一個帶有持續職責的法定職位，而擔任此職的人， 通常就是你的各項遞交能否準時完成的原因。
法定要求
每一間香港公司都必須委任一名公司秘書。這並非可選項目， 亦不取決於規模、營業額，或公司有否營運。
誰可以出任此職，受到限制：
- 個人須通常居於香港。
- 法人團體須在香港設有註冊辦事處或營業地點。
還有一點令相當多的單一股東公司措手不及： 公司若只有一名董事，該名獨任董事不得同時擔任公司秘書。 必須由第二名個人或一間法人服務提供者填補此職。 若你打算獨自經營一間公司，請在成立之前就作好安排， 而不是在遞交文件時才發現。
發牌制度這一面
在香港以業務形式向公眾提供公司秘書服務，是一項受規管活動。 經營信託或公司服務提供者業務的機構須領有牌照， 由公司註冊處根據反洗錢法例批出及監管， 並須遵守客戶盡職審查及紀錄保存的責任。
在委任服務提供者時，這一點值得查核。持牌提供者受監管、 必須對你進行盡職審查，亦可被追究一定標準。 一間無牌而以商業方式提供此項服務的機構，應即時引起你的疑問。 請預期一間妥善營運的提供者，會在接受委聘之前要求身份證明文件 —— 那是制度在運作，而不是刁難。
這個角色涵蓋甚麼
法定登記冊
備存公司的董事、成員、秘書及押記登記冊，以及重要控制人登記冊。 這些必須準確、存放於指定地點，並在情況改變時更新， 而不是每年才重新整理一次。
各項遞交
編製及遞交週年申報表，以及年內因事件觸發的各項遞交： 董事或秘書變更、註冊辦事處變更、股份配發、章程細則修訂及公司改名。 這些的限期都很短，而秘書一般就是會注意到它們的人。
會議及決議
召開會議、發出通知、記錄會議紀錄，以及編製書面決議。 私人公司在某些情況下可免除舉行周年成員大會， 但替代途徑仍然要求文件妥善處理。
註冊辦事處
公司必須在香港設有註冊辦事處，供官方函件寄送。 實務上，秘書服務提供者經常同時提供這個地址， 意味著政府函件會先寄到他們那裡。請明確約定它會如何、 以及多快轉交給你。因為信件擱在提供者的地址無人拆閱而錯過的通知， 是一個反覆出現、而且完全可以避免的問題。
這個角色不是甚麼
公司秘書不是董事，亦不管理業務。這項委任亦不會把責任從董事身上轉移出去 —— 責任仍屬董事，而承擔不合規後果的也是董事。 聘用秘書是把工作外判，而不是把責任外判。
這個角色亦不能取代會計師或核數師。秘書服務提供者維持的是公司紀錄； 除非另行委聘，它並不會自動為你編製賬目、安排審計或遞交利得稅報稅表。
如何選擇及善用
兩個問題已能解決大部分事情。第一，問清楚服務包括甚麼： 註冊辦事處、登記冊的維持、週年申報表、事件觸發的遞交， 以及賬目、審計統籌及稅務遞交是包括在內還是另行收費。 第二，問清楚你發電郵時實際會由誰回覆 —— 是一個具名的人，還是一個共用信箱。
然後保持通知他們。一名在十一月才得知某董事已於六月辭任的秘書， 無法追溯地趕上一個七月已過的限期。 這個角色在被當成一段持續關係時才能發揮作用， 而不是一年一次的交易；我們被要求補救的問題之中， 大部分都來自把它當成後者的公司。