香港公司不論有否營運，都會持續產生責任。 我們見到的罰款，大多不是因為有人決定無視某條規則， 而是因為沒有人清楚某個日期由誰負責。
經常性責任分為兩條依循不同時間軸運作的線。 一條由公司註冊處主導，以你的註冊成立日期為基準； 另一條由稅務局主導，以你的財政年結日為基準。 把兩者混淆，是錯過限期最常見的原因。
公司註冊處這一條線
週年申報表
私人公司每年須向公司註冊處遞交週年申報表。 就私人公司而言，須於註冊成立週年日後 42 天內遞交， 而該限期由該週年日起計，不論申報表實際在何時編製。
逾期遞交須繳付高出甚多的註冊費用，而加幅按逾期時間分級。 遞增幅度之大，足以令一份遲交數月的申報表， 花費達準時遞交費用的許多倍。 持續不遞交亦屬罪行，公司及其高級人員可被檢控。
商業登記證
另須在到期前為商業登記證辦理續期， 視乎你持有的是哪一種，按一年或三年為一週期辦理。 此項由稅務局管理，但實務上與註冊處的責任並行。
重要控制人登記冊
公司須在其註冊辦事處或香港另一指定地點備存重要控制人登記冊， 並須保持準確。此登記冊毋須公開存檔， 但須供執法機關隨時查閱，並須在相關事實改變時更新。 未有備存即屬犯罪。
年內的各項變動
某些事件會觸發各自的遞交限期，而不會等到年度週期： 董事或公司秘書的委任或辭任、註冊辦事處變更、公司改名、 股份配發，以及章程細則修訂。 這些限期都很短 —— 通常以日而非以星期計算 —— 而且因為它們是不定時出現的，所以很容易被錯過。
稅務局這一條線
經審計的財務報表
香港公司的財務報表須由持有執業證書的執業會計師審計。 並不存在某些其他司法管轄區所設的小型公司審計豁免， 而此項要求不論營業額多少均適用。 一間確實從未營運的公司，可根據《公司條例》申請不營運公司身份， 藉此免除若干責任，但該身份須以決議主動申請，而不能自行假定。
利得稅報稅表
稅務局會向公司發出利得稅報稅表，通常在每年四月集中發出。 新成立公司的首份報稅表，一般在註冊成立後約十八個月才發出， 這會令那些預期第一年就會收到通知、 結果以為毋須辦理任何手續的創辦人措手不及。
報稅表須連同經審計財務報表及稅項計算表一併遞交。 遞交限期取決於你的會計年結日， 而由稅務代表代理的公司，一般適用可延後日期的延期計劃。 這正是應該確認而非假定的那類細節。
即使公司並無利潤，即使已申索利潤源自香港以外， 報稅表仍然必須遞交。離岸申索是在報稅表上採取、 並須以證據支持的立場 —— 而不是免除遞交的豁免。
僱主報稅表
若公司有僱員，包括有工作的董事， 就其薪酬須履行另行的每年申報責任， 並在有人入職、離職或離開香港時履行相應責任。
你必須保存的紀錄
除遞交之外，公司須備存足以解釋其交易、 並能合理準確地披露其財務狀況的妥善賬簿及紀錄。 業務紀錄一般須保存至少七年。實務上， 這項責任最要緊的時刻，正是它最不方便的時候： 一項離岸申索、一次銀行定期審查，或一場爭議 —— 而這三者都取決於當初沒有人想到要保存的文件。
實際上會出甚麼問題
按我們的經驗，失敗集中於四種情況：
- 沒有人負責那份日程表。董事以為服務供應商在跟進；供應商則以為自己只受聘處理獲明確指示的事項。
- 「不營運」的假定。一間從未營運的公司被當成沒有任何責任。它是有的，除非已正式申請不營運公司身份。
- 審計拖得太遲。核數師需要時間，也需要紀錄。在遞交限期前數星期才開始首次審計，很少有好結果。
- 變動事件被漏掉。年度週期記得住；某名董事在三月辭任所觸發的短限期則記不住。
一個可行的做法
建立一份單一的日程表，載明你的註冊成立週年日、商業登記到期日、 財政年結日，以及預期的利得稅報稅表發出時段。 為每一項指定一名負責人。並以書面明確議定， 哪些項目由你的服務供應商處理、哪些仍屬你自己的責任 —— 罰款就住在這兩份清單之間的空隙裡。
這一切都不困難。它只是行政工作，毫不起眼， 而且很容易被拖延，直到它變得昂貴。