經加簽認證的公司文件：何時真正需要

在境外成立公司的創辦人，通常會在一個價差不小的標準文件版本與加簽認證版本之間 作出選擇，而此時他們往往還無從判斷自己需要哪一種。 一旦知道這項認證的用途，這個決定其實並不困難 —— 而在任何一個方向上判斷錯誤，代價都不低。

加簽認證實際確認甚麼

加簽認證是由文件簽發國的指定機關附加於公共文件之上的一份證明書， 確認文件上簽名的真實性、簽署人行事的身份，以及文件所載任何印章或蓋章的識別。

請注意這份清單並不包括甚麼。加簽認證對文件的內容完全沒有任何表示。 它不確認該公司存續狀況良好、不確認文件中的陳述屬實， 也不確認該文件現時仍然準確。它確認的是簽署的官員確為其所示身份。 這就是它的全部功能，而誤解這一點，會令人把一份經加簽認證的證書 當成具有它並不具備的權威。

加簽認證源於 1961 年《海牙公約》，以一份所有其他締約國都同意接受的證明書， 取代了緩慢的領事認證鏈。參與的司法管轄區遠超過一百個， 包括香港 —— 在香港，主管機關是高等法院。

何時需要

判斷準則很簡單：當一份在某國簽發的文件， 必須獲另一國的機關或機構正式接受時，就需要加簽認證。常見情況包括：

• 在註冊地以外的國家開立銀行賬戶。這是最常見的原因，而且遙遙領先。另一國的銀行無法核實外地註冊處的印章，因此會轉而要求認證。許多銀行還會額外要求文件為近期簽發。
• 在境外註冊分公司、附屬公司或代表處。外地公司註冊處幾乎一定會要求母公司提交經加簽認證的章程文件。
• 持有外國公司的股份。當你的公司要被記錄為股東時，外地註冊處或公證人會要求經認證的證據，證明它存在及誰可代表它行事。
• 境外的公證行為。在另一國簽立契據、授予授權書或完成物業交易。
• 法院及仲裁程序。作為證據提交的外地文件，一般須經認證。
• 招標及牌照申請。公共採購及監管申請經常在遞交要求中訂明須提交經加簽認證的公司文件。
• 稅務居民身份申索。在申請協定優惠時，外地稅務機關可能要求佐證文件經過認證。

何時不需要

若公司將完全在其註冊國營運、開戶及締約， 標準文件版本已經足夠，加簽認證是白花的錢。 一間在香港開戶、與香港交易對手往來的香港公司，並無使用它的餘地。

一般商業交易對手 —— 客戶、供應商、業主 —— 極少會要求。 他們想看的是註冊成立證書及商業登記證，而不是註冊官簽名的認證。

哪些文件

就香港公司而言，通常被要求的一套是：

• 註冊成立證書
• 商業登記證
• 組織章程細則
• 載有首任董事、秘書及股東的成立表格
• 在須證明現任職員及股東時，一份在任證明書
• 一份授權接收方所要求事項的董事會決議

當中並非全部都屬《海牙公約》所指的公共文件。 董事會決議屬私人文件，在任證明書則由公司秘書而非國家簽發。 此類文件須先經公證人核證，加簽認證再認證該公證人的簽名，而非文件本身。 任何就此項工作報價的人，都應清楚說明你的哪些文件需要經過公證這一步， 因為它同時影響費用及時間。

加簽認證是錯誤工具的兩種情況

接收國並非公約締約國

這類國家越來越少，但並非沒有。對這些國家，適用較舊的途徑： 先經公證人核證，再經有關政府部門認證，最後由目的地國的大使館或領事館認證。 過程較慢、費用較高，而且必須按正確次序辦理。

文件由香港送往中國內地

這一點反覆令人失手。擬在中國內地使用的香港文件並不辦理加簽認證， 而是由中國委託公證人 —— 一名為此獲專門委任的香港律師 —— 辦理公證， 再經指定渠道轉遞。把一份經加簽認證的香港文件提交予內地機關，會被拒絕， 而取得該份認證的費用是無法收回的。

可以省時的幾點實務

• 先問接收方。在訂購任何東西之前，先問銀行、註冊處或交易對手，他們確實需要哪些文件、要甚麼形式、簽發須在多近期之內。這是一個五分鐘的問題，經常省下兩星期。
• 整套一併訂購。一次過認證六份文件，在時間及處理上的成本，遠低於分三個月逐份辦理。
• 留意「近期簽發」的要求。許多機構不接受簽發超過三個月或六個月的文件。在成立時預先取得的加簽認證文件，到你真正需要時可能已經過期 —— 這正是「在確認需要時才辦理，而非提前辦理」的理由。
• 翻譯是另一個步驟。若接收國要求以其本國語文提交文件，還需要一份經核證的翻譯本，而在某些國家，翻譯本本身亦須在當地認證。

一句話的判斷

若有任何註冊地以外的機關需要接受這些文件 —— 銀行、註冊處、法院、監管機構 —— 就訂購加簽認證版本。若公司所做的一切都會在一個司法管轄區之內發生，就不要。 若你尚未確定，成立時先取標準版本，待具體要求出現時再辦理認證， 因為「近期簽發」的規定，往往意味著你無論如何都要再辦一次。